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外贸企业期间费用的核算与管理
2013-07-08 00:51:44
 

外贸企业在日常经营活动中不可避免地会发生各种费用,其中很大一部分是期间费用。在经济全球化经营环境下,外贸企业面临国际和国内双重竞争,企业的经营风险越来越大,本文从提高外贸企业管理水平,全方位控制期间费用角度出发,针对外贸企业期间费用核算与管理中存在的问题,提出一些改善措施。

  与其他企业相比,外贸企业日常经营活动中涉及最多的主要是自营或代理进出口业务,经营业务的涉外性决定了其期间费用的核算与管理具有一定特殊性,在我国加入WTO与经济全球化、贸易自由化的新?#38382;?#19979;, 通过控制期间费用来增加企业盈利对外贸企业具有重要意义。

  一、外贸企业期间费用的核算

  按发生环节不同,外贸企业期间费用可分为销售费用、管理费用和财务费用。对期间费用的核算与管理和其他企业在总体上基本一致,只是在少数方面因其特殊经营的进出口业务而存在一些差异。

  (一)销售费用的核算

  外贸企业销售费用指其在购、销、存各经营环节所发生的费用,主要包括国内外运费、港口装卸费、包装费、仓储保管费、商品检验费、佣金、报关费等,不能计入营业成本中,只能从当期毛利中得以补偿。为正确核算销售费用,尤其应注意对国外运费的核算,由于它是外贸企业在出口业务中不可避免的一种销售费用。外贸企业在出口销售产品、结清货款?#27604;?#35748;收入,对支付的运费,在收到运输公司开具的运输发票?#20445;?#24212;确认本期销售费用;在之后收到国外公司支付的运费?#20445;?#24212;冲回原已计入销售费用的部分,并将收到的外国公司交回的运费并入当期收入。

  (二)管理费用的核算

  外贸企业管理费用是指其为组织和管理企业经营活动所发生的费用,外贸企业独有的进出口业务,决定了在其日常经营活动中必定会接触大量的国际业务。其发生的管理费用包括管理人员的工资福利、业务招待费、咨询费、折旧费、办公费等项目。

  (三)财务费用的核算

  外贸企业财务费用指为筹集业务经营所需资金而发生的各项费用。其内容与其他企业基本一致,主要包括利息支出、金融机构?#20013;?#36153;、汇兑损益等。但外贸企业由于经营大量进出口业务,势必会接触到大量外汇结算业务,如外币交易业务、日常非记账本位币折算、期末外币项目余额按期末汇率调整,只要汇?#26102;?#21160;,上述业务都会产生汇兑收益或汇兑损失,使得汇兑损益成为外贸企业财务费用最重要的部分。

  (四)期间费用的分摊

  为正确计算每个产品的出口换汇成本和盈亏额,企业必须将销售费用、管理费用和财务费用分摊到每件或每批出口商品中,外贸企业按照期间费用发生时是否与出口商品有直接联系,可分别采取直?#23588;?#23450;法或比例分摊法对出口商品的费用进行分摊,将出口费用合理地分摊到相应的出口业务中去。如报关费、商检费在合同未成立,即在买卖双方报价阶段就能预先核算出来,因此,可以在报价时通过费用项目逐一累加计入出口价格中;不能直?#23588;?#23450;到某具体出口合同以及在买卖双方报价阶段不能预先准确核算出来的费用,可以采用比例分摊法。但由于进出口业务往往是先议价签约然后履约,所以报价时必须预先核算每笔业务的全部费用,而期间费用往往是在履行合同的过程中发生的,外贸企业在开始进行出口报价的过程中很难准确预估出口合同履行过程中发生的全部费用。

  二、外贸企业期间费用核算与管理中存在的问题

  (一)信息不对称导致对期间费用的压缩不具有?#20013;?#24615;

  外贸企业通过一定措施可以在一?#38382;?#38388;内将期间费用压缩下来,但并不具有?#20013;?#24615;,往往很快又反弹回去,这很大程度上是由于期间费用的发生往往在管理和销售部门,这些部门通常是难以标准化的费用中心,且由于不同部门信息不对称程度较高,容?#33258;?#25104;人?#27604;?#20313;、业务处理流程传递慢、费用控制困难等问题。

  (二)缺乏完善的费用开支和报销制度

  尽管很多外贸企业制定了有关费用的开支标?#25216;?#25253;销制度,但因外贸企业业务员经常到外地出差甚至出国考察联系业务而产生大量费用,如采购人员出差、出国预借大量差旅费,在执行过程中无法?#32454;?#25191;行费用开支和报销制度,导致相关人员回来后迟迟不报销,使大量其他往来停留在账上,这既不利于加强企业流动资金的管理,也不利于财务核算工作的正常进行,严重影响了企业资金的正常运转和财务管理。

  (三)外贸企业未对未实?#21482;?#20817;损益进行处理

  国内物价?#38505;恰?#21033;?#26102;?#21160;等因素使外贸企业的进货价格不断升高,导致外贸企业收入缩水,成本费用提高,利润空间不断降?#20572;?#28982;而,?#20013;?#30340;会计处理方法遵照谨慎性原则,仅将已实现的汇兑损益确认为当期收益,不确认未实现的汇兑损益。在当今汇率波动较大、外汇市场风险较高的情况下,对于外汇波动较大的未实?#21482;?#20817;损益可以不确认收益,但是,不确认外汇汇率稳定的未实?#21482;?#20817;损益有违权责发生制原则。

  (四)对各项期间费用的界限和会计期间划分不清

  销售费用、管理费用和财务费用虽然都在主营业务利润后扣除,但三项费用在企业资金流转过程中所起的作用不同,外贸企业往往在会计核算时未?#32454;?#21152;以区分,如可能会将常设销售机构人员的工资、福利费、办公费、差旅费等经常性费用计入管理费用,容易导致人为混淆期间费用开支?#27573;В?#30001;于外贸企业对期间费用所属会计期间划分不清,使其无法保证属于本期的费用开支全部记入本期,且往往无法按一贯性原则要求检查期间费用的计提是否遵守了一贯的会计处理方法和程序,易导致?#25105;?#35843;节当期损益现象的出现。

  (五)确定费用分摊总额的难度较大

  由于不同外贸企业核算期间费用的标准不同,外贸企业很难预先准确确定费用分摊总额,如有的外贸企业在核算外报价费用时往往只核算该笔订单在出口过程中将要发生的费用,有的外贸企业则会把相应的水电成本、外销人员的基本工资等都算入外销人员的费用额度中,但这部分费用无法事先把具体金额预估到每笔出口合同的报价中。

  三、外贸企业完善期间费用核算与管理的对策

  外贸企业的费用开支相对于其他企业要高得多,这要求外贸企业在建立健全各种财务制度的同时努力降低期间费用,但新?#38382;?#19979;外贸企业的费用管理并不是一味的“紧缩”,而是要通过进一步完善期间费用核算与管理的相关措施来努力降低各种费用开支、降低经营成本,积极应对严峻?#38382;?#30340;挑?#20581;?br />
  (一)加强对期间费用的全面预算管理

  外贸企业应根据会计制度的规定,结合本企业?#23548;是?#20917;重视全面预算管理,尤其要通过制定项目开支计划、预算和定额,并将全面预算结果层层分解下达到各部门、各单位,实行归口分级管理责任制,加强对期间费用的核算与管理,控制期间费用的开支。各项费用开支必须取得真实、合法的凭证,并按规定程序进行审批,会计部门要对照开支标准、计划、预算等进行审核,使用部门要按规定程序批准后方可开支,并将各项费用开支及时计入有关账户的明细科目,保证财务处理的正确性。

  (二)划清各项期间费用及其所属会计期间

  由于出口业务涉及到货物的买卖、运输、保险、国际结算和海关等多个环节,每个环节都会形成必要的费用,其内容繁多、计算方法不尽相同,外贸企业应?#32454;?#21010;分各项期间费用之间的界限,按期间费用的规定?#27573;?#36827;行会计核算,如应将常设销售机构人员的工资、福利费等经常性费用计入销售费用;外贸企业应划分清楚期间费用所属的会计期间,保证属于本期的费用开支全部计入本期,防止企业?#25105;?#35843;节当期损益。

  (三)强化对贸易合同效益的测算,节省外贸结汇费用

  汇兑损益是外贸企业财务费用的主要组成部分,尤其是银行结汇费用存在较大变动,因此,外贸企业应充分把握国际经济?#38382;票?#21160;,通过引入对汇率、利?#26102;?#21160;情况的事前控制,分析结算外?#19994;?#27719;?#26102;?#21160;情况,强化对贸易合同效益的测算,如在结汇时挑选合适的银行、选择合适的外汇结算方式与品种,尽量使其出口收汇有更多保障、降低支付银行的费用,以减少汇兑损失。

  (四)优化销售方式,降低期间费用

  外贸企业通过精确市场销售计划,构筑便利的客户订货服务体系,如采用网络订货等方式提高客户订货的便利性,有助于改善销售库存情况,节约管理费用;销售部门通过与主要客户建立稳定的同盟关系,使其销售过程中获得具有较多折扣的销售价格,有助于节约销售费用;通过充分利用社会资源,采用专业化的销售渠道,运用物流中心配送货物,有助于减少非增值业务、节约自身管理和运营中发生的费用。

  (五)加强人员培训,降低外贸企业负担

  外贸企业应在优化流程、削减不必要活动的基础上,实施规范化、程序化管理,对于辅助管理业务尽量外包,只在关键岗位保留公司专职或兼职人?#20445;?#38477;低费用支出;通过构筑网络化管理机构、加强人员培训,打破部门之间的限制,加速信息传递,加速相关部门的业务处理速度;通过加强支出标准制度制定和授权审批控制,明确相关管理人员的支出?#27573;?#21644;标准,为外贸企业节约管理费用、提高服务质量和工作效率。

  (六)降低外贸运输费用

  外贸企业应做好自身前期准备工作,熟悉运输路线,并通过详细了解航运市场、水路运输行情,尤其要了解远洋运输路线,通过选择运输公司争取到基本港的运价。同?#20445;?#22806;贸企业通过巧妙设计包装,并了解运输公司的操作流程,有助于企业按时、准确发货,防止由于操作不当带来的罚金、罚款、查柜费、码?#33539;?#23384;费用等,为其降低运输环节的费用支出。


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